En octobre 2022, une nouvelle procédure d’enregistrement sur EDOF est publiée par la Caisse des Dépôts.
Elle s’adresse aux organismes de formation qui souhaitent entrer sur la plateforme CPF. Cette procédure prend minimum 2 mois… oui oui, vous avez bien lu, 2 mois !
Alors, quelles sont les étapes à suivre pour disposer d’un compte EDOF ? Quelles sont les preuves demandées pour accéder au CPF ? Quelles sont les erreurs à éviter ? On fait le point ensemble !
Les 5 étapes à suivre pour faire une demande d’accès à l’espace des organismes de formation (EDOF)
Étape 1 : Mes démarches emploi et formation
La première étape consiste à se connecter au site « Mes démarches emploi et formation ».
Dans la rubrique « mes services », rendez-vous sur « l’espace des organismes de formation” (EDOF).
Identifiez-vous en donnant votre numéro de SIRET actif. Vous recevrez par la suite des identifiants vous permettant de vous connecter au portail EDOF.
La procédure doit être répétée pour l’ensemble des SIRET de votre structure. Elle doit être de nouveau réalisée si votre SIRET évolue avec le temps (fermeture établissement, déménagement, etc…).Pour plus d’informations, nous vous conseillons de lire l’article « Mon espace EDOF est ouvert sur un SIRET fermé ou qui va l’être : que faire ? » publié par Mon Compte Formation.
Étape 2 : Renseigner le formulaire EDOF
Lors de votre première connexion à EDOF, vous aurez accès à un formulaire à compléter.
Il comprend à la fois des éléments à renseigner et des pièces justificatives à joindre.
Parmi les champs libres, vous retrouverez (liste non-exhaustive):
● la liste des salariés,
● le nom du médiateur de l’organisme de formation (vous n’avez pas connaissance de cette obligation qui incombe aux organismes de formation ? Consultez immédiatement cet article !),
● les catégories d’actions que vous comptez publier sur mon compte formation,
● le nom du responsable pédagogique.
Les pièces justificatives à fournir sont les suivantes (là, la liste est exhaustive !!) :
● un extrait Kbis pour les entreprises (un récépissé de création de l’association au JOAFE),
● une copie de la CNI du représentant légal ou titre de séjour pour les personnes de nationalité étrangère (hors UE),
● une déclaration de non-condamnation et filiation pour le représentant légal,
● un justificatif de délégation de pouvoir (lorsque la demande est réalisée par une personne qui n’est pas le représentant légal).
Une fois ce formulaire renseigné et envoyé, vous recevrez immédiatement un accusé d’enregistrement automatique de la demande EDOF. Puis, dans un délai de 11 jours ouvrés, un courriel indiquant si votre demande remplit les conditions de recevabilité.
Quelles sont-elles ? La lisibilité (données cohérentes et lisibles), la complétude (formulaire renseigné et pièces fournies en intégralité) et la sincérité (données vérifiables).
Étape 3 : Fournir des pièces complémentaires à Mon Compte Formation
Lorsque votre demande d’accès à EDOF est jugée recevable, vous disposez de 8 jours ouvrables pour joindre de nouvelles pièces !
Elles sont liées à la santé financière de votre organisme de formation et à votre offre de formation.
Il s’agit de :
● la dernière liasse fiscale,
● le dernier bilan et compte de résultat,
● le dernier bilan pédagogique et financier,
● l’attestation de vigilance Urssaf en cas de sous-traitance,
● un fichier avec les noms et coordonnées des formateurs, leur titre et qualité, les formations dispensées par chacun,
● quelques CV et copies de diplômes des formateurs (regroupés dans un fichier),
● un fichier contenant les codes et intitulés des certifications inscrites au RS pour lesquelles votre organisme est habilité à former,
● la grille de gamme des tarifs prévus,
● le contenu détaillé d’exemples de formations proposées (programme de chaque type d’actions de formation).
Attention ! Mon Compte Formation exige un formalisme strict à respecter. Sans quoi, votre demande d’enregistrement EDOF sera rejetée (oui, oui vraiment!)
Les règles d’envoi sont les suivantes :
● nommer la pièce avec l’objet du document demandé,
● une pièce jointe correspond à un document,
● format PDF uniquement,
● ne transmettre que les pièces demandées (tout document non requis ne sera pas pris en compte),
● la taille maximale cumulée des pièces jointes dans un même mail est de 10Mo, au-delà, vous devez fractionner votre envoi. Les envois doivent être effectués à la même date.
Le retour de pièces doit se faire depuis l’adresse renseignée dans le formulaire (adresse mail professionnelle de la personne en charge de la demande).
Étape 4 : Lire attentivement les ressources documentaires d’EDOF et de Mon Compte Formation
Le courriel qui vous indique la recevabilité de votre demande EDOF contient des liens vers des ressources. Vous devez obligatoirement prendre connaissance :
● des conditions générales d’utilisation,
● du guide d’utilisation et de saisie d’EDOF,
● du guide d’utilisation de l’identité MCF.Nous vous conseillons vivement d’éplucher ces documents. Ils sont riches des bonnes pratiques. Ils vous éviteront de vous mettre en porte-à-faux avec votre organisme certificateur et la Caisse des Dépôts ! Et ainsi, d’éviter le déréférencement de vos offres de formation.
Étape 5 : Assister à un webinaire d’information organisé par la Caisse des Dépôts
La Caisse des Dépôts organise un webinaire d’information. Votre présence à l’un de ces événements est obligatoire.Il s’agit d’une des conditions pour intégrer la plateforme EDOF. Faute de participation, la demande d’enregistrement est annulée…
Nos conseils pour réussir votre enregistrement EDOF et accéder au financement CPF
Assurez-vous de remplir les conditions préalables déterminées par les CGU du CPF.
Vouloir proposer des offres de formation certifiantes sur EDOF est pertinent. Mais le pouvoir, c’est mieux !
Les règles d’entrées sur le marché du CPF se complexifient. Et ce, pour deux raisons majeures : limiter la fraude et le déficit de France Compétences.
Il est donc essentiel de s’assurer au préalable que votre OF remplit les conditions de base.
Ainsi, cette nouvelle procédure oblige l’organisme de formation à :
● avoir un numéro de déclaration d’activité attribué par les pouvoirs publics,
● ne faire l’objet de condamnation pénale,
● être en capacité technique et pédagogique de délivrer la formation,
● respecter les dispositions réglementaires relatives à la transmission du bilan pédagogique et financier (BPF),
● détenir la certification QUALIOPI,
● détenir l’habilitation à préparer ou délivrer une certification professionnelle,
● respecter les règles d’éligibilité des actions de formation,
● respecter les obligations légales, fiscales et sociales.
Attention ! Vous devez donc avoir signé une convention de partenariat avec un certificateur.
Autrement dit, l’organisme certificateur doit vous avoir déclaré en tant que partenaire auprès de France Compétences. Que ce soit pour une certification inscrite au Répertoire Spécifique (RS). Ou pour un titre inscrit au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP).
Il existe trois niveaux d’habilitations possibles :
● L’habilitation pour “former” : l’organisme de formation est autorisé à préparer les stagiaires au passage de sa certification.
● L’habilitation pour “organiser l’évaluation” : l’organisme de formation est autorisé à évaluer les apprenants. Ces derniers sont préparés au passage de la certification par un organisme de formation tiers.
● L’habilitation pour “former et organiser l’évaluation” : l’organisme de formation est autorisé à préparer les stagiaires au passage de sa certification, puis à les évaluer. L’évaluation est faite conformément aux critères listés dans le référentiel (soutenance orale, dossier, etc…).
Prenez votre temps pour rassembler les pièces et constituer votre dossier EDOF.
Le formalisme occupe une place importante dans votre demande de compte EDOF :
- assurez-vous de communiquer l’ensemble des pièces demandées. Si une pièce est manquante, votre demande est irrecevable. Vous devrez attendre la fin de l’instruction de votre dossier pour redéposer une demande. La Caisse des Dépôts fait savoir qu’à défaut de réponse sous 2 mois, le silence gardé vaut rejet. 2 mois pour une entreprise, c’est très, très long…
- ne commencez pas à remplir le formulaire sans avoir toutes les pièces. Tout simplement parce qu’il n’y a pas de sauvegarde ! Vous devrez donc tout reprendre à zéro.
- assurez-vous de respecter les règles d’envoi des pièces justificatives : nom des pièces, format PDF, poids des pièces jointes…
- utiliser une seule et unique adresse e-mail. Votre participation au webinaire obligatoire ne sera prise en compte QUE si vous y participez en vous connectant avec l’adresse e-mail indiquée dans votre formulaire.
Prenez donc votre temps pour constituer un dossier PAR-FAIT !
Soyez honnête lors de votre enregistrement EDOF !
Vous devez pouvoir justifier l’ensemble des documents transmis. La Caisse des Dépôts, de son côté, doit pouvoir vérifier l’exactitude des éléments transmis.
Soyez donc honnête et transparent. Et gardez en tête que toute fausse déclaration pourra justifier l’exclusion de votre organisme de formation.
Mon Compte Formation a publié un guide “Aide et bonnes pratiques à la saisie du formulaire en ligne- Demande d’accès à l’espace des organismes de formation EDOF”.
Nous vous invitons chaleureusement à étudier ce document AVANT de saisir le formulaire de demande d’accès à EDOF.
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